Инструменты контроля торговых представителей в системе мобильной торговли «Флюгер-Продажи»

Известно, что одной из основных обязанностей супервайзера является контроль торговых представителей, находящихся большую часть времени «в полях». Но контроль мобильных сотрудников без использования соответствующих инструментов требует много времени и сил от супервайзера и все равно не дает целостного представления о ситуации «в полях». Такой «контроль» не в состоянии пресечь нецелевое использование рабочего времени, чем злоупотребляют многие торговые представители.

В то же время, внедрение системы мобильной торговли позволяет не только автоматизировать процессы сбора заказов и мерчендайзинга, но и одновременно получить эффективные средства контроля полевых сотрудников. И действительно, в арсенале систем мобильной торговли имеется немало инструментов контроля, что дает возможность супервайзеру всесторонне контролировать работу мобильных сотрудников «в полях». Не исключением является и система мобильной торговли «Флюгер-Продажи», в которой реализованы современные и эффективные инструменты контроля торговых представителей. Рассмотрим их более подробно.

Инструмент №1. Сценарии работы с торговой точкой (ТТ).

Данный инструмент позволяет супервайзеру задавать четко определенный список возможных действий при посещении ТТ, причем либо для каждого торгового представителя в отдельности, либо для всей торговой команды в целом. Тем самым супервайзер определяет сценарии работы с ТТ для своих полевых сотрудников, что дает возможность функционально наполнять визит, включать «нужные» и исключать «ненужные» действия при посещении ТТ. Наиболее распространенными являются следующие сценарии:

сценарий, при котором торговый представитель выполняет функцию пре-селлера (вен-селлера)

Торговый представитель, наделенный функцией пре-селлера (вен-селлера)

• сценарий, при котором торговый представитель выполняет функции пре-селлера (вен-селлера) и инкассатора

Торговый представитель, наделенный функциями пре-селлера (вен-селлера) и инкассатора

• сценарий, при котором торговый представитель выполняет функции пре-селлера (вен-селлера) и мерчендайзера

Торговый представитель, наделенный функциями пре-селлера (вен-селлера) и мерчендайзера

• сценарий, при котором торговый представитель выполняет функции пре-селлера (вен-селлера), мерчендайзера и инкассатора

Торговый представитель, наделенный функциями пре-селлера (вен-селлера), инкассатора и мерчендайзера

Инструмент №2. Обязательные этапы визита в ТТ.

Помимо задания сценариев работы супервайзер имеет возможность указывать, какие именно этапы визита обязательны для заполнения торговым представителем при посещении ТТ. Смысл обязательных этапов визита состоит в том, что торговый представитель не может подтвердить визит, пока не будут пройдены все обязательные этапы визита. Как инструмент контроля, обязательные этапы визита позволяют супервайзеру получить информацию о том, какие ТТ были действительно посещены торговым представителем, а какие вероятно были посещены «на расстоянии». Кроме того, данный инструмент позволяет свести к минимуму случаи «удаленного посещения» ТТ по телефону со стороны торговых представителей, поскольку при использовании этого инструмента такие случаи сразу окажутся на поверхности. На основе данного инструмента наиболее распространены следующие два подхода к контролю посещений ТТ.

Первый подход состоит в задании обязательным этапом визита этапа «GPS-координаты визита», когда торговый представитель не может подтвердить визит, не сняв GPS-координаты визита. Однако данный подход имеет недостаток, связанный с тем, что GPS-координаты по тем или иным причинам не всегда могут быть определены (слабый сигнал GPS-приемника мобильного устройства, наличие низкой облачности или высотных зданий при снятии координат и др.), а установка большого количества попыток для определения GPS-координат нецелесообразна.

Визит с заданным обязательным этапом «GPS-координаты визита»

Второй подход к контролю торговых представителей заключается в установлении обязательными этапами визита этапов «Фотоотчет» и «GPS-координаты визита» и лишен недостатка первого подхода. В этом случае, помимо снятия GPS-координат визита, торговый представитель должен сделать фотоотчет по визиту, например, вход в ТТ. Даже если по некоторой причине не определятся GPS-координаты, фотоотчет по визиту торговый представитель может сделать практически в любом случае (при исправности фотокамеры мобильного устройства). Фотоотчет всегда является наглядным доказательством того, что торговый представитель действительно был в ТТ.

Визит с заданными обязательными этапами «Фотоотчет» и «GPS-координаты визита»

Инструмент №3. Последовательность посещения ТТ по маршруту.

Данный инструмент дает возможность супервайзеру задавать последовательность посещения ТТ по маршруту в строго определенном порядке, когда торговый представитель не может перейти к посещению следующей ТТ, не посетив текущую ТТ либо не указав причину непосещения ТТ. Использование данного инструмента позволяет свести к минимуму самовольные отклонения торгового представителя от заданного маршрута, а также исключить посещение ТТ в порядке, удобном торговому представителю с учетом его отвлечений во время маршрута «по своим делам».

Маршрут с строго заданной последовательностью посещений ТТ

Инструмент №4. Отчеты по визитам.

Данный инструмент предоставляет возможность проводить мониторинг посещений ТТ в режиме реального времени. С помощью данного инструмента супервайзер может оперативно контролировать ситуацию «в полях», получая следующую информацию по каждому ТП:

• сколько ТТ включено в маршрут;
• сколько из них заполнено (посещено) и сколько осталось посетить;
• сколько совершено визитов вне маршрута.

Анализ данной информации позволяет выделить торговых представителей, которые уже завершили работу по маршруту, выполняют визиты по маршруту либо еще не преступили к работе. По результатам анализа у супервайзера возникнут вопросы в первую очередь к торговым представителям, еще не начавшим работу по маршруту.

Отчеты по визитам торговых представителей

Инструмент №5. Отчет о местоположении торговых представителей.

Кроме отчетов по визитам в распоряжении супервайзера имеется инструмент для контроля местонахождения торговых представителей на карте в режиме реального времени. Данный инструмент позволяет определить, где в текущий момент времени находятся торговые представители, вышедшие на работу по маршруту. Торговые представители, не вышедшие на маршрут, не отобразятся на карте, и именно к ним у супервайзера возникнут вполне резонные вопросы. Также не будут обделены вниманием и торговые представители, которые на момент контрольной проверки существенно отклонились от заданного маршрута.

Контроль местоположения торговых представителей на карте

Инструмент №6. Ежедневный отчет по визитам торгового представителя.

Данный инструмент предоставляет супервайзеру наиболее подробную информацию о визитах в ТТ по каждому торговому представителю. С помощью ежедневного отчета супервайзер имеет возможность оценить, на сколько качественно работает по маршруту торговый представитель на основе анализа данных, для которых задаются нормативы, – длительность визита в ТТ и расстояние от ТТ при определении GPS-координат. Если фактические данные по этим показателям выбиваются из нормативов, то они выделятся в отчете оранжевым цветом. Торговый представитель, у которого наблюдается систематический выход за нормативы, является кандидатом для «серьезного разговора» с супервайзером.

Ежедневный отчет по визитам торгового представителя

Инструмент №7. Карта маршрута торгового представителя с GPS-треком.

Карта маршрута, являясь одним из важнейших инструментов контроля,
позволяет представить ежедневный отчет по визитам ТП в виде GPS-трека на карте. На карте маршрута отображаются следующие точки:

• точка начала маршрута (определяется с момента входа в приложение «ФП-Мобайл»);
• точки местонахождения посещенной/непосещенной ТТ;
• точки места посещения ТТ со взятием/без взятия заказа;
• точки промежуточных отметок GPS-координат (определяются системой в автоматическом режиме в соответствии с заданными настройками);
• точка конца маршрута (определяется с момента выхода из приложения «ФП-Мобайл»).

Указанные точки соединяются на карте в порядке их времени отметки, образуя GPS-трек пройденного маршрута. Трек на карте динамически изменяется во время работы торгового представителя по маршруту, и обновлять его супервайзер может с помощью соответствующей кнопки. Следует отметить, что GPS-трек в большинстве случаев имеет некоторую погрешность, вносимую, в частности, качеством GPS-приемника мобильного устройства.

Карта маршрута торгового представителя с GPS-треком

Визит, в котором не был выдержан норматив по отметке GPS-координат, выделяется на карте особым образом: показывается местоположение ТТ в виде зеленого домика и зеленый или красный флажок точки отметки GPS-координат визита с указание расстояния от ТТ.

Анализ визита на карте маршрута, по которому имеется отклонение от норматива

Анализ визита на карте маршрута, по которому имеется отклонение от норматива

Визит, в котором норматив по отметке GPS-координат был выдержан, выделяется на карте в виде красного или зеленого флажка.

Анализ визита на карте маршрута, по которому отклонение от норматива отсутствует

Визит, в котором отметка GPS-координат не была сделана, на карте не выделяется флажком, а торговая точка отмечается красным домиком.

Анализ визита на карте маршрута, в котором не была сделана отметка GPS-координат

Любая промежуточная отметка координат выделяется на карте серым кружком, по каждой из таких отметок возможен просмотр времени отметки.

Анализ промежуточной отметки координат на карте маршрута

Таким образом, карта маршрута с GPS-треком является достаточно эффективным и легким в освоении инструментом контроля рабочего времени торговых представителей. Карта маршрута не только представляет в наглядном графическом виде историю посещений ТТ в течение дня, но и позволяет «отловить» недобросовестных сотрудников, совмещающих работу на маршруте со своими личными делами. Но и с другой стороны, торговые представители, зная, что за ними «следят», будут стараться не злоупотреблять своей свободой «в полях» и не отклоняться без веских на то причин от заданного маршрута.

Представленный обзор средств контроля торговых представителей показывает, что в системе мобильной торговли «Флюгер-Продажи» деятельность каждого торгового представителя всесторонне контролируется, а супервайзеру не составит большого труда освоение этих эффективных инструментов контроля.