Модуль «Инкассация» в системе мобильной торговли «Флюгер-Продажи»
Помимо сбора заказов и мерчандайзинга к основным задачам торгового представителя зачастую относится выполнение обязанностей инкассатора, что требует проводить расчеты с клиентами, получать оплату за отгруженный товар и доставлять денежные средства в кассу. Ручное ведение инкассации сопряжено с определёнными рисками:
- высокая вероятность ошибки при занесении информации о полученных денежных средствах, особенно при учёте взаиморасчётов по накладным;
- отсутствие возможности оперативной подачи сведений о полученных денежных средствах в учётную систему;
- отсутствие контроля приёма денежных средств торговым представителем со стороны бухгалтерии и непосредственного руководства (супервайзеров).
Минимизировать обозначенные риски позволяет автоматизация процесса инкассации с торговой точки. В системе мобильной торговли «Флюгер-Продажи» предусмотрен модуль «Инкассация», позволяющий автоматизировать учёт приёма денежных средств, переданных торговой точкой.
Информация о торговой точке в этапах визита
Использование модуля «Инкассация» при посещении торговой точки позволяет торговому представителю учитывать передачу денежных средств как в счёт погашения дебиторской задолженности по текущему заказу, так и в счёт погашения любых других долгов торговой точки. Для занесения информации о полученных денежных средствах торговый агент выбирает соответствующую накладную в доступном ему списке или указывает, что средства переданы в счёт текущего заказа. В случае большого количества заказов, полученные денежные средства можно распределить по всем имеющимся задолженностям. Аналогично, полученную сумму можно распределить по накладным.
Данные о накладных, имеющих дебиторскую или просроченную дебиторскую задолженность, выгружаются в систему «Флюгер-Продажи» из учетной системы предприятия (к примеру, из 1С, Парус или других).
Инкассация торговой точки
Настройки модуля «Инкассация» позволяют задать алгоритм работы, при котором общая сумма долга торговой точки будет изменяться сразу же после занесения данных по инкассации. При такой логике процесса не требуется дожидаться передачи данных о принятых денежных средствах в учётную систему, в которой будет проведено изменение суммы долга. Данная настройка позволяет торговому представителю, практически не теряя времени, принимать новые заказы в тех торговых точках, которые согласно учётной системе уже превысили свои кредитные лимиты, но рассчитались с торговым представителем во время визита.
Данные о собранных инкассациях
При выборе накладной, по которой будет погашен долг, сумма долга подставляется в поле учёта принятых средств автоматически, с возможностью её изменения торговым представителем. При изменении суммы система оповестит торгового представителя, если вносимая сумма превышает долг, а если же торговая точка оплачивает только часть долга, то задолженность, оставшаяся за точкой по данной накладной, пересчитывается системой автоматически.
Данные по инкассации автоматически передаются из системы мобильной торговли «Флюгер-Продажи» в учётную систему предприятия, что позволяет избежать ошибок ручного переноса информации.
Стоит отметить, что данные о проведённых торговым представителем инкассациях, доступны для просмотра в рабочих местах «Супервайзер» и «Руководитель» системы «Флюгер-Продажи» в режиме реального времени . Для получения оперативной информации о поступлении денежных средств супервайзер или руководитель может сформировать отчет по инкассациям как за текущий день, так и за любую другую дату. Отчет формируется в различных разрезах с возможностью экспорта в формате MS Excel.
Отчет по инкассациям в рабочем месте супервайзера
Возможно, вам будут интересны разделы:
- Система мерчандайзинга. — рекламная активность конкурентов, сбор информации о клиентах, фотоотчеты и другие возможности.
- Модуль «Групповая работа» (Сообщения) в системе мобильной торговли «Флюгер-Продажи».
- Прайс-лист — информация о стоимости системы, скидки, дополнительные модули.
