Система мобильной торговли «Флюгер-Продажи» представлена на престижном ИТ-конкурсе «Проект года» — выбор ИТ-директоров России

Руководитель службы ИТ «Компании «Органика-Юг» Джангетов А.П. представил проект по внедрению системы мобильной торговли «Флюгер-Продажи» на ИТ-конкурсе «Проект года» — выбор ИТ-директоров России на официальном портале ИТ-директоров Global CIO. Это первый в России конкурс ИТ-проектов, где победителей определяло не выбранное жюри, а сами ИТ-директора.

Основными целями проекта являются:

1. Создание единого информационного пространства для обеспечения деятельности офисных и полевых сотрудников компании.
2. Сокращение времени от момента приёма заказа торговым представителем до момента его поступления к сотрудникам склада.
3. Повышение производительности и эффективно труда торговых представителей.
4. Внедрение современных инструментов для осуществления контроля за деятельность полевых сотрудников (торговых представителей).
5. Повышение лояльности клиентов компании (торговых точек) за счёт снижения количества потерь информации, возникающей при ручной обработке заказов, и повышения уровня владения оперативной информацией со стороны торговых представителей.
6. Снижение затрат, возникающих при ручном сборе заказов и данных по клиентскому массиву (сокращение количества используемых бумажных бланков).

Повышение достоверности и надежности данных за счет их формализации, принятия единых форматов данных и отчетности для всех регионов и пользователей.

Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы

Оборудование:

1. Планшетные компьютеры на базе операционной системы Google Android (для работы торговых представителей с системой «Флюгер-Продажи»).
2. Внешний хостинг-сервер в качестве центрального узла системы «Флюгер-Продажи».

Программное обеспечение:

1. Мобильная торговля «Флюгер-Продажи».
2. Шлюз к учётной системе 1С: Управление торговлей.

Описание проекта:

Объект автоматизации

Объектом автоматизации является ООО «Компания «Органика-Юг» (город Ростов-на-Дону).

Основное направление деятельности компании «Органика-Юг» — оптовая торговля медицинскими товарами, лекарствами, товарами для детей и другими товарами для здоровья. Клиенты компании: аптеки, детские и специализированные магазины.

Работы, выполненные в ходе проекта

В ходе проекта были выполнены:

Этап 1. Выбор SFA (Sales force automation) системы среди имеющихся на рынке (Октябрь 2011). На данном этапе были сформулированы критерии, которым должна отвечать система, в частности:

• возможность интеграции с учётной системой компании (1С: Управление торговлей);
• работа с бесплатной СУБД, наличие прямого доступа к базе данных системы;
• наличие функциональности, которая позволит максимально реализовать цели проекта;
• наличие возможности расширения (адаптации) функциональности выбранной системы под потребности компании в дальнейшем;
• простота и удобство интерфейса системы в части рабочих интерфейсов торговых представителей;
• наличие алгоритмов сжатия данных при передаче с мобильных рабочих мест в центральный узел (сервер) системы;
• простота установки системы на новое мобильное устройство (в случае повреждения или потери прежнего устройства);
• цена.

В итоге просмотра демо-версии выбор был остановлен на решении «Флюгер-Продажи» в силу следующих факторов: более широкая функциональность при сопоставимой цене, серверная структура системы, отсутствие закрепления лицензии за конкретным мобильным устройством; возможность тонкой настройки и развития системы под потребности компании.

Этап 2. Пилотное внедрение системы на группе торговых представителей (Ноябрь 2011).

На данном этапе система была внедрена в пилотную эксплуатацию на группе торговых представителей из 5 человек, были приобретены соответствующие технические средства. Силами специалистов компании была настроена интеграция «Флюгер-Продажи» с учётной системой на базе 1С: Управление торговлей. По итогам опытной эксплуатации были получены положительные отзывы от торговых представителей, а разработчиком системы (ООО «Интернет-Фрегат») были оперативно учтены некоторые пожелания к внешнему виду интерфейса занесения информации о заказе.

Этап 3. Подключение всех торговых команд к системе (Декабрь 2011-Январь 2012).

На данном этапе все торговые команды компании были подключены к системе. Система в январе 2012 года система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Сложности и риски, сопровождавшие проект

Аналитики компании «Органика-Юг» и компании-подрядчика «Интернет-Фрегат» выявили только один потенциальный риск проекта: низкая скорость освоения системы торговыми пользователями, которая может повлиять на увеличение срока внедрения проекта.

Для снятия риска было проведено анкетирование конечных пользователей (торговых представителей компании), позволившее установить уровень владения приложениями на мобильный устройствах с сенсорным экраном. По итогам анкетирования риск был признан маловероятным, так как большинство торговых представителей уже использовали мобильные устройства с сенсорным экраном, а некоторые имели опыт работы с системами мобильной торговли.

Результаты проекта и их ценность для компании

В результате выполнения проекта были достигнуты все цели, которые ставились перед проектом, в частности:

1. В настоящее время все службы компании работают в программном комплексе, включающем учётную систему компании (1С: Управление торговлей) и SFA систему (мобильная торговля «Флюгер-Продажи»).
2. Заказы от торговых представителей в режиме реального времени попадают в учётную систему, что позволяет повысить эффективность работы службы доставки и свести до минимума срывы поставок продукции в торговые точки.
3. Руководители имеют возможность в режиме реального времени контролировать деятельность торговых представителей, используя: GPS-контроль (траектории движения на карте, текущее местонахождение), контроль при помощи фотоотчётов, нормоконтроль при помощи детального отчёта по визитам.
4. До минимума сокращено количество бумажных бланков.
5. Сведены к нулю потери информации по заказам или по данным клиентов.
6. Система содержит инструменты для проведения процессов мерчандайзинга: контроль доли полки компании, анализ продукции конкурентов, фотоотчёты, опросные листы. Данные инструменты рассматриваются как перспективные к внедрению после закрепления соответствующих процессов организации, которые будут описывать методологию сбора мерчандайзинговой информации.
7. Система содержит инструменты для мотивации деятельности торговых команд (супервайзеры и торговые представители) – «Цели и задачи (KPI)», которые являются перспективными к внедрению и позволят автоматизировать процесс расчета заработной платы сотрудников по итогам автоматизированной оценки эффективности их деятельности.

Проект является ценным для компании, так как позволил существенно повысить эффективность труда торговых команд. Окупаемость проекта (и технических средств и программного обеспечения) была достигнута в течение 5 месяцев после внедрения. В настоящее время отказ от системы невозможен, так как на проект заведены одни из базовых бизнес-процессов компании, также с развитием проекта связаны некоторые стратегические инициативы компании.

Особенности проекта

Среди технических особенностей проекта можно отметить:

1. Отсутствие закрепления лицензии системы за конкретным мобильным устройством. Что уже позволило минимизировать простои торговых представителей при выходе из строя планшетных компьютеров.
2. Оптимальная структура и документирование базы данных SFA системы «Флюгер-Продажи», а также наличие прямого доступа к базе данных системы. Данная особенность позволила строить собственные аналитические прослойки, работающие с БД системы, а также в перспективе интегрировать систему с любыми другими системами компании.