Должна ли мобильная торговля быть автоматизированной и так ли это важно?

Интересный факт, но по моим наблюдениям примерно 30% компаний-дистрибуторов, работающих с торговыми точками (реселлерами), не считают, что вопрос внедрения системы автоматизации мобильной торговли стоит у них в списке первоприоритетных.
Конечно, большинство таких фирм составляют компании с 5-10 торговыми представителями (торговыми агентами), которые только стали на ноги и набирают обороты, но всё же.

Попытаюсь порассуждать на эту тему и дать свои ответы на следующие вопросы:

• что ожидать от автоматизации мобильной торговли;
• поможет ли автоматизированная система более полно задействовать потенциал торговых представителей;
• от каких издержек можно избавиться сразу же после внедрения системы автоматизации мобильной торговли.

Исходная точка:
В качестве примера возьму небольшую компанию, в которой 10 торговых представителей и 2 супервайзера. Компания имеет один офис и работает преимущественно по схеме предварительных заявок (pre-selling). Я буду рассматривать два периода – до автоматизации и после автоматизации.
Отмечу, что итоговые выкладки для более крупных компаний ещё более актуальны, особенно, если компания имеет регионально-распределенную сеть филиалов.

До автоматизации:
Торговый представитель в день должен обслуживать примерно 25 торговых точек. Имеется ввиду, что супервайзер поставил торговому представителю план по обходу этих точек (создал маршрутный лист).
Таким образом, 10 торговых представителей за день посетят примерно 250 торговых точек.
Но это всё в теории и в мечтах руководителей компании, а на самом деле (при отсутствии тотального контроля, а тотальный контроль без автоматизированной системы невозможен) всё происходит совсем не так, как себе представляет директор и супервайзеры. Всё происходит, примерно, так:
в лучшем случае торговый представитель посетил 20 торговых точек из 25, а в остальные он просто позвонил и взял заявку. В итоге в рамках компании 50 торговых точек ежедневно не обслуживаются по модели активных продаж, это означает, что компания несёт убытки. Я возьму по минимуму – одна точка, в которую торговый представитель не заходил, могла бы, к примеру, заказать на 100 рублей больше, чем она заказала при телефонном звонке. За день сумма убытка только из-за того, что торговый представитель не заходит во все запланированные точки маршрута составит, при моих минимальных оценках, 5000 рублей. А за месяц (брал в расчет 25 дней) сумма составит: 125 000 рублей.
Дальше больше, торговый представитель, если у него нет автоматизированной системы, не может поддержать лояльность торговой точки на нужном уровне, а лояльность реселлера – это основа активных продаж. Вот несколько фактов, которые отрицательно влияют на лояльность точки:
1) Без автоматизированной системы торговый представитель не может четко ответить представителю торговой точки: есть товар на складе или нет. Что же делает торговый представитель, если представитель торговой точки спрашивает про остаток, а торговый не помнит — много было товара или в обрез? Я встречал разные ситуации, например:

• Если точка интересуется остатками, то  торговый представитель, как правило, говорит: «Если будет, то я подвезу». А если не подвезёт? Думаю, что точке это не понравится.
• Более лояльный к точке вариант —  торговый звонит тут же на склад и уточняет у девочек на складе. Но! Девочки могут знать только о реальных остатках товара на складе, они же не догадываются, что на товар уже взято больше заявок, чем есть на складе (откуда им знать – заявки же только вечером в офис подвезут) …

В итоге, не все товары будут доставлены только из-за того, что торговую точку не предупредили своевременно, что на неё товара не хватит. А если бы предупредили, то это было бы, во-первых, профессионально, а во-вторых, точка могла бы заказать другой эквивалентный товар, который есть в наличии.
2) Торговый представитель не знает, что торговая точка заказывала ранее, а соответственно не может своевременно сказать: «Вы же ещё у нас и это берёте обычно, может и сейчас парочку возьмёте, я смотрю на остатке нет !?». Торговой точке приятно, что её заказы помнят, что торговый представитель может своевременно подсказать.
3) И наконец, один из важнейших факторов – скорость взятия заявки. Одно дело написать на бумажке, а другое дело быстренько «нащелкать» заказ в системе. А когда продавца отвлекает торговый представитель, который не знает ни про остатки, ни про то, что точка обычно заказывает, а при этом в очереди стоят покупатели, то точка очень не лояльными глазами смотрит на дистрибутора в лице торгового представителя.
Конечно, сказать точно, сколько теряет (или лучше сказать – не дополучает) компания-дистрибутор из-за того, что торговые представители не могут повысить лояльность торговых точек, сложно. Но я прикину по минимуму – пусть половина точек заказывает на 50 рублей в день меньше, что суммарно составляет 6250 рублей в день. А за месяц (брал в расчет 25 дней) сумма составит: 156 250 рублей.
Но и это ещё не всё, что угрожает компании-дистрибутору при отсутствии системы автоматизации мобильной торговли! Ещё есть:

• Отсутствие мотивационных данных, которые торговый представитель может просмотреть в любой момент. О чем речь: хорошая система автоматизации мобильной торговли должна содержать в своем составе блок целей и задач. Т.е. для торгового представителя ставятся планы на месяц (например, по объемам продаж) и указывается сумма премии, которую достигнет торговый представитель, если выполнит свои планы. Так вот, если торгпред видит, что он идет на выполнение плана, и видит, как растет его премия, то он старается, он мотивирован, а мотивированный сотрудник дорогого стоит. Я даже не буду подсчитывать сколько теряет компания из-за того, что их сотрудники не мотивированы на результат – руководители это и сами смогут подсчитать.
• Заявки-то теряются … Да-да, это не секрет, что периодически заявка, записанная «дедовским» способом на бумаге, теряется. Прикину, что 5 из 10 торговых представителей потеряли в течение месяца одну заявку на 2000 рублей, что составляет 10 000 рублей в месяц. Но помимо «недополучения» прибыли, потеря заявки ещё больше бьет по репутации компании и лояльности торговых точек.
• Торговый представитель едет в офис, а не обслуживает дополнительную торговую точку. Если не внедрена система автоматизации мобильной торговли, которая в режиме on-line передает заявки и множество другой полезной информации в офис, то в конце рабочего дня торговый представитель вынужден ехать в офис, чтобы передать заявки, отчитаться перед супервайзером и поболтать с коллегами. Если бы была внедрена система, то торговый представитель вместо того, чтобы ехать в офис мог бы обслужить ещё, как минимум, одну торговую точку. Сразу подсчитаю, пусть дополнительная точка даст заявку на 1000 рублей, что по всем торговым представителям составит 10 000 рублей в день. А за месяц это 250 000 рублей (брал в расчет 25 дней).
• Ну и напоследок: экономим на бумаге. 90 рублей стоит пачка бумаги из 500 листов. На одно посещение торговой точки потребуется пара листиков: записать заявку и, может быть, сделать какие-то заметки по остаткам или представленности конкурентов. В итоге: пачка бумаги в день тратится на маршруты, а за месяц это 2250 рублей (брал в расчет 25 дней).

Что же получается, если не внедрена система автоматизации мобильной торговли, то по самым скромным подсчетам компания-дистрибутор теряет ежемесячно:

• на заявках 125 000+156 250+10 000+250 000 = 541 250 рублей! (не мало, для небольшой компании). Если процент дистрибутора с продажи составляет 7%, то в итоге прямые потери составляют примерно 38 000 рублей ежемесячно;
• на бумаге 2250 рублей.

После автоматизации:
40 000 рублей в месяц – примерно столько дополучит компания-дистрибутор с 10 торговыми представителями после внедрения системы автоматизации мобильной торговли.
В итоге, внедрение системы окупится через 3-3,5 месяца, а в более крупных компаниях этот период ещё меньше (срок рассчитан с учетом затрат и на коммуникаторы, и на программное обеспечение). Опять же – это по самым скромным подсчетам и без учета множества других возможностей, которые даст компании система автоматизации продаж и мерчендайзинга.

По-моему, важность внедрения системы автоматизации мобильной торговли очевидна и для компании, имеющей в штате 5-10 торговых представителей, и в первую очередь важно автоматизировать их деятельность.